ई-ऑफिस के कामकाज को लेकर GAD ने जारी महत्वपूर्ण आदेश, देखें विभागीय पत्र को लेकर क्या है गाइड लाइन
रायपुर। 7 अप्रैल 2026| छत्तीसगढ़ में राज्य सरकार के अमूमन सभी विभागों में अब ई-ऑफिस का संचालन किया जा रहा है। ई-ऑफिस के संचालन में विभाग द्वारा जारी किए जाने वाले विभागीय पत्र में विभाग प्रमुखों के हस्ताक्षर को लेकर सामान्य प्रशासन विभाग ने जरुरी गाइड लाइन जारी किया है।
सामान्य प्रशासन विभाग ने कमिश्नर व कलेक्टर के साथ ही सभी विभाग प्रमुखों को जारी पत्र में लिखा है,ई-ऑफिस प्रणाली के अंतर्गत शासकीय पत्रों की प्रतिलिपि Endorsement पर हस्ताक्षर के संबंध में एक महत्वपूर्ण निर्णय लिया गया है।
अब से कार्यालयीन ज्ञापन, पत्र, आदेश आदि में केवल मूल पत्र पर ही सक्षम अधिकारी के हस्ताक्षर होंगे। पृष्ठांकित प्रति पर हस्ताक्षर की आवश्यकता समाप्त कर दी गई है।
पत्र के अनुसार राज्य शासन के विभागों एवं विभिन्न शासकीय कार्यालयों द्वारा जारी किए जाने वाले कार्यालयीन ज्ञापन, परिपत्र, पत्र, आदेश आदि के पृष्ठांकित प्रति में भी सक्षम अधिकारी द्वारा हस्ताक्षर किए जाने की प्रथा प्रचलित है। वर्तमान में राज्य के कार्यालयों में ई-ऑफिस के माध्यम से समस्त शासकीय कार्य संपादित किए जा रहे है, जिसमें तकनीकी कारणों से एक ही अधिकारी द्वारा दो स्थानों पर हस्ताक्षर किया जाना संभव नहीं है।
प्रचलित शासकीय प्रक्रिया एवं अभिलेखीय परंपरा के अनुसार पृष्ठांकित प्रति केवल सूचना एवं आवश्यक कार्यवाही हेतु प्रेषित की जाती है। साथ ही डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित दस्तावेजों में किया गया हस्ताक्षर संपूर्ण दस्तावेज को प्रमाणित करता है। अतः पृष्ठांकित प्रति पर पृथक हस्ताक्षर की आवश्यकता नहीं है।
शासन द्वारा यह निर्णय लिया जाता है, शासकीय पत्रों के मूल भाग पर ही सक्षम प्राधिकारी द्वारा विधिवत डिजिटल, भौतिक हस्ताक्षर किया जाना पर्याप्त एवं मान्य होगा। शासकीय पत्रों के पृष्ठांकित प्रति में बिना हस्ताक्षर के आवश्यकतानुसार संबंधित व्यक्ति, पदनाम, कार्यालयों का स्पष्ट उल्लेख किया जाए। उपरोक्त निर्देशानुसार भविष्य में सभी कार्यालयीन ज्ञापन, आदेश, परिपत्र, पत्र जारी किया जाना सुनिश्चित किया जाए।
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